Dans la plupart des cas, l'état des lieux est fait à l'amiable par le locataire et le propriétaire ou par le locataire et l'agent immobilier.

Il est rédigé sur un formulaire ou sur un papier libre et dans ce cas, il est gratuit.

Il peut aussi être fait par un huissier à la demande de l'une des deux parties et dans ce cas, son coût est de 150 € environ, partagé par les deux parties, si les deux parties sont d'accord pour avoir recours à un huissier. Dans le cas contraire, c'est le demandeur qui aura à régler les frais.

Il se fait avant l'installation du locataire dans le logement et doit être joint au contrat de location. A la fin du bail, si celui-ci n'est pas renouvelé, un nouvel état des lieux sera établi, avant la remise des clés.

Le logement doit être minutieusement vérifié du sol au plafond pour repérer les éventuels dégâts existants, que ce soit dans les équipements tels que chaudière, sanitaires etc…, les appareils électriques s'il y en a, la plomberie, les revêtements de murs ou de sols.

Si malgré tout, des dégâts ont échappé à la vigilance du locataire, il aura intérêt à le signaler le plus rapidement possible à son propriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception.